Social Event IETF78: organisatorisch en commercieel succes

Wie dromden daar op die dinsdagavond samen op de Maaskade? Het waren de niet minder dan 850 bezoekers van de feestavond van het congres IETF78. Van heinde en verre waren ze toegestroomd voor de 78ste meeting van de Internet Engineering Task Force, de internationale werkgroep verantwoordelijk voor veel van de open standaarden waarop het hedendaagse internet draait.

Maastricht was bijna een week lang het epicentrum van de internationale IT-wereld. Een welkome onderbreking in het reguliere congresprogramma werd gevormd door een eclatante feestavond op dinsdag 27 juli, die zich op de oevers van de Maas afspeelde. Met Maastrichts levensader als decor werd er een Limburgs getinte feestavond georganiseerd op de kade en op drie aangemeerde boten uit de vloot van Rederij Stiphout.

Verantwoordelijk voor de organisatie van de feestavond was Klinkhamer Conference Management, het congresorganisatiebureau van Niels Klinkhamer. De door Klinkhamer georganiseerde feestavond overtrof de verwachtingen van de organisatoren en gasten. Congresgangers van het eerste uur noemden de feestavond zelfs de beste ooit. Dit terwijl het evenement al georganiseerd wordt sinds 1986 en het toe was aan alweer zijn 78ste uitgaaf. ‘Aangenaam verrast’, was Larissa Shapiro. ‘Een vermakelijke avond’, aldus Sandra Murphy. ‘Vier uit vier sterren’, volgens Tony Hansen. ‘Genoeg gratis bier en wijn’, besluit Ed Jankiewicz.

Niels Klinkhamer kreeg enige tijd terug carte blanche van de organiserende partijen voor wat betreft de organisatie van de feestavond. Bijna last minute wist zijn  Klinkhamer Conference Management de prestigieuze opdracht tot een goed eind te brengen. Achteraf had geen van de organiserende partijen, dat wil zeggen het ministerie van Economische Zaken, de provincie Limburg en de gemeente Maastricht, spijt van hun keuze voor het jonge bureau. Integendeel. Behalve organisatorisch was de feestavond namelijk ook een financieel succes.

Klinkhamer zag zich voor een enorme uitdaging gesteld. Een uitdaging die een beroep deden op de flexibiliteit en creativiteit van zijn congresorganisatiebureau, maar niettemin één die hij graag aanging. Hoewel de avond gesponsord werd, moesten de opbrengsten voor een deel uit de kaartverkoop komen. De schappelijke entreeprijs van $25 vormde voor de 850 bezoekers allerminst een drempel. Door de promotionele inspanningen van Klinkhamer restte er geen enkele toegangskaart meer en het evenement was zo behalve organisatorisch ook een commercieel succes. Het bezoekersaantal betekende tevens dat maar liefst twee derde van alle congresbezoekers de feestavond bezocht.

Het feestgewoel, dat zich grotendeels in de open lucht afspeelde, trok heel wat bekijks en de die week anders zo wispelturige weergoden waren de bezoekers goedgezind. Het ontbrak de 850 gasten overigens aan niets; daarvoor zorgden de in totaal 150 man personeel wel. Bedienend personeel, beveiliging, chauffeurs, EHBO’ers, hostesses en technische crew leidden de avond in goede banen. Zowel het entertainment als de culinaire versnaperingen waren Limburgs getint. Van het welkomstcomité, gevormd door De Maestrichtse Dienstdoende Stadsschutterij 1815 en de Maastrichtse politieband Drums and Pipes, tot het buffet en het bekende witbiertje uit Wyck: Wieckse Witte. Culturele erfgoederen voor de Limburger, exotische traktaties die de veelal uitheemse bezoekers zich goed lieten smaken. De Maastrichtse sambaband Segura! deed de avond uitgeleidde en beklonk het succes van een bijzonder succesvolle feestavond.

Roy Wanders Fotografie