MPI ontdekt de ins en outs van tenders

Als het woord 'tender' valt, komen bij velen gelijk de reacties los. Beweringen van rigoureuze en onredelijke eisen, onduidelijke procedures en onnodige bergen werk worden veel aan de inschrijverkant gehoord, terwijl de uitschrijvers regelmatig klagen over slechte voorstellen, niet beantwoorde aspecten en tijdverspilling door indieners die niet aan de minimumeisen voldoen. Zomaar wat reacties die we afgelopen dinsdag in de wandelgangen opvingen, toen MPI Nederland te gast was in het zeer sfeervolle Sandton Hotel Pillows in Zwolle.

Mariëlle van der Keur - oprichter/eigenaar van TenderCoach dat partijen begeleid bij het inschrijven op tenders - vond in de samengekomen opdrachtgevers en toeleveranciers een gretig gehoor, dat duidelijk nog veel wilde leren van het hele proces van aanbesteden.

Europese aanbestedingen, Nationale aanbestedingen en commerciële tenders passeerden de revue en werden eerst toegelicht op kenmerken en verschillen.
Het pleidooi van van der Keur was duidelijk: Een tender is meer dan alleen een presentatie op papier, het is een andere wijze van acquireren. En daarmee verdient het ook alle aandacht. Als je denkt dat je het er 'even bij kan doen', zal je niet succesvol zijn.

Waarom tenders?
Waar draait het eigenlijk om bij tenders? Doelstellingen zijn allereerst het borgen van transparantie, objectiviteit en gelijke behandeling. Daarnaast wordt ook eerlijke concurrentie gestimuleerd en tot slot is besparing op de inkoop een doel.
Dat het nog niet allemaal lekker loopt blijkt wel uit het door van der Keur aangehaalde onderzoek: bij 80% van de aanbestedingsdocumenten is nog wel iets mis. Daarnaast besteedt op dit moment slechts zo'n 25% van de organisaties die dit zou moeten doen, ook daadwerkelijk (openbaar) aan. In de corporate hoek grijpen ook steeds meer bedrijven naar het middel van de tender om hun inkoop te stroomlijnen.

Stel vragen
Daarin schuilt ook een van de belangrijkste adviezen van de tendercoach voor deze middag: Stel vragen! Het is een prima kans om onduidelijkheden toegelicht te krijgen, je te profileren bij de opdrachtgever en het biedt je formele houvast bij discussie en procedures achteraf.
Stel wel de juiste vragen! Te vaak worden onduidelijke of irrelevante vragen gesteld, waarmee tijd van alle partijen verspild wordt.
Bij formele aanbestedingen worden alle vragen die door alle inschrijvers gesteld zijn gedocumenteerd en aan iedereen teruggekoppeld. De collectieve antwoorden leveren u nuttige aanvullende informatie op om uw aanbieding te finetunen.
Overigens leverde juist dit aspect ook een stevige discussie op in de zaal, omdat veel antwoorden de vragers eigenlijk van het kastje naar de muur sturen: "het antwoord op deze vraag staat in de aanbestedingsdocumenten" is een vaak gebruikt antwoord. Veel uitschrijvers van tenders zouden zich hier van een betere kant kunnen tonen, door vragers altijd van een inhoudelijk antwoord te voorzien.

De aanwezigen bestookten van der Keur de gehele middag met de meest uiteenlopende vragen en opmerkingen over tenders. Hieruit bleek wel hoe het onderwerp leeft. Van gefrustreerde uitschrijvers (die graag de trajecten optimaal willen laten verlopen en medewerking van inschrijvers missen), tot wantrouwende inschrijvers (waarom zou je meedoen, de tenders worden 'op maat' geschreven voor de partijen met wie men zaken zou willen doen; het gaat alleen maar om prijs) en onervaren nieuwsgierigen (heeft het wel zin, kan mijn organisatie dat wel aan en levert het wel wat op in verhouding tot de inspanning).

Van der Keur eindigde haar verhaal met een aantal Do's en Don'ts:

* Hoe de markt goed in de gaten, leer ervan
* Start met een 'proefaanbesteding om te bepalen of u er als organisatie klaar voor bent
* Wees kritisch naar uw eigen organisatie, zorg dat u op de hoogte bent van de basis procedures, termijn en deadlines
* Stel altijd vragen, wees kritisch maar tactisch
* Hoe realistisch en haalbaar is het traject in planning en capaciteit. Bij twijfel -> niet doen!
* Zorg dat u basisinformatie vooraf vastgelegd heeft (denk aan verklaringen, uitreksels, referenties) zodat u deze tijdig beschikbaar heeft.
* Lobby, praat vooraf eens met aanbestedende diensten, of met de afdeling die bij uw organisatie de tenders uitschrijft
* Laat iemand met u meelezen en toetsen: is uw inschrijving Correct, Compleet en Commercieel
* Overweeg eens gezamenlijk in te schrijven als een opdracht voor u alleen te groot is of u niet alle expertise zelf in huis heeft

Onderliggend kwamen ook de regeltjes regelmatig terug tijdens de sessie. Deze laten zich vertalen in twee tips:
* Ken de regels en eisen in de tender en houd u hier aan (de inleverdeadline is heilig voor de opdrachtgever. U zult niet de eerste zijn die al uw inspanningen op 1 of 2 minuten verloren ziet gaan)
* Neem uw verantwoordelijkheid en lever persoonlijk uw aanbieding in (en vertrek op tijd)!

Een paar goede adviezen voor zaken waarvoor Tendercoach u wil behoeden:
* Ga niet schieten met hagel (bestudeer een aanbesteding eerst goed, zodat u zeker weet dat inschrijven kansrijk is voor u)
* Geen adhoc acties (maak aanbesteding onderdeel van uw commerciële activiteiten)
* Laat u niet misleiden door verkeerde interpretatie (oftewel: stel vragen)
* Geef niet na één keer op (oefening baart ook hier kunst)
* Besluit niet te laat om toch in te schrijven
* Vergeet niet uw organisatie erbij te betrekken (u heeft velen nodig om een succesvolle inschrijving te realiseren)

Toch een beetje tenderness
Ondanks de soms felle kritiek over en weer tussen opdrachtgevers en inschrijvers tijdens de sessie, bleek de gezellige borrel op het terras van Pillows dé smeerolie om iedereen goed en in goede harmonie weer met elkaar in gesprek te laten gaan.

MPI foto-partner Photonic maakte een fotoverslag van de bijeenkomst.

MPI's volgende uitdaging
Dat MPI Nederland de uitdaging niet schuwt bleek ook weer uit deze sessie. De volgende educational kent een geheel andere uitdaging. Zes studenten van de Stenden University krijgen van MPI alle ruimte om de bijeenkomst op 24 juni in het World Forum te organiseren met de toepasselijke titel 'Next Generation'.

Bron: CongresWereld